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年末挨拶のビジネスメールを送りたいけど、書き方がわからない方もいるのではないでしょうか。
正しいビジネスメールの書き方がわからないと、失礼にあたるかもしれません。
本記事では、年末挨拶のビジネスメールの書き方と併せて、必要な理由も詳しく解説します。
結論として、ビジネスにおいて年末の挨拶は必要です。
挨拶が必要な理由は以下のとおりです。
メールを送信する行為は、受け取り手に対する印象づけや礼儀の表現となり、相手からの信頼を深め、次年度に向けた良好なビジネスリレーションの基盤作りに役立つというメリットがあります。
一方で、失礼な言葉遣いや不適切な敬語の使用は、信頼関係を損ない、ビジネスリレーションにマイナスの影響を及ぼす可能性があります。したがって、適切な言葉遣いとエチケットを守ったメールの送信が不可欠となります。
年末の挨拶メールの注意点は以下のとおりです。
年末の挨拶メールは、一斉送信ではなく、一つひとつ個々に送ることを推奨します。
To、Cc、Bccの指定ミスにより、情報が不適切に漏洩する可能性や、メールプロバイダーによってスパムとみなされて、受け取り手の迷惑メールフォルダに入れられてしまうリスクがあります。
さらに、一斉送信を使用すると、幅広い対象者に適用可能な形式ばったりのテキストしか送れず、それが結果として形骸化した、感情の乏しいメッセージとなります。
コロナや極端な気候変動など、相手に影響を及ぼす可能性のある現在の社会的な問題や、相手と共有した特定のエピソードを含めることで、丁寧で温かい雰囲気の挨拶文になります。
企業の年末の業務終了日は各々によりますが、早く休暇を取りたい人々を考慮に入れると、最後の営業日の1週間から3日前にメッセージを送ることが推奨されます。
大多数の企業では、年末の仕事を終える日が12月28日であることから、メッセージ送信は、早ければ12月21日、遅くとも12月25日までの間に行うと適切です。
年末にはメールの交換が頻繁になるため、一見して年末の挨拶であることがわかるような件名を設定することが重要です。
例えば、「年末挨拶 〇〇株式会社（企業名） △△（氏名）」や、「年末年始の営業時間について 〇〇株式会社（企業名）」といった、短くて分かりやすい件名が良いでしょう。
さらに、件名に自分の企業名や自分の名前を含めることで、受信者がメールを認識しやすくなります。
年末の挨拶メールでは、今年一年間の感謝の言葉と、新たな年への期待を伝える挨拶を含めることが重要です。また、自社の年末の最終営業日と新年の初営業日も明記します。
さらに、大掃除や忘年会、新年の神社参りなどで、通常の営業時間外に業務が行われる場合は、その期間の営業時間を除外した形で営業時間を記載すると良いでしょう。
相手にメールをしっかり読んでもらうためには、文章の短さと明瞭さが欠かせません。
年末のお礼を述べる際、多くの人は詳細なエピソードを挟み、結果的に文量が増えてしまうことがあります。
しかし、長い文章は相手にとっての読む負担となり、最悪の場合、読むのを避けられてしまう可能性もあります。
そのため、伝えたいメッセージは最も重要な点に絞り、必要最低限の情報にまとめて表現することを心がけましょう。
もし年末の挨拶メールを送る機会を逃してしまったり、何らかの理由で送れなかった場合でも心配はいりません。新年に挨拶メールを送ることで、その失念を補えます。
年末の挨拶メールを送れなかった事実については、新年の挨拶メールの中で謝罪し、過去一年間での感謝のメッセージを伝えることが肝要です。
さらに、新年の挨拶メールが年末のメールの役割も果たす場合には、新年の営業が始まった直後に送るようにしましょう。
ビジネスシーン別の年末挨拶の例は以下のとおりです。
〇〇様（役職や先輩）
一年の終わりが迫り、反省と感謝の時期を迎えております。
〇〇様には、業務だけでなくプライベートにおいても多大なるサポートと助けを賜り、心より感謝申し上げます。いつも厳しくも熱心なご指導と叱責に、重ねてお礼を申し上げます。
〜に関しては、〇〇様に多大なご迷惑をおかけし、深く反省しております。お手間を取らせ、時間を割かせてしまったことに、申し訳ない思いで一杯です。
今年の反省を糧に、次年度は同じ過ちを繰り返さぬよう、一層精進して参ります。
来年も、変わらぬご指導と厳しさを賜りますようお願い申し上げます。
それでは、ご健康と幸多き一年をお迎えください。
敬具,
[あなたの名前]
件名
年の瀬の挨拶
本文
〇〇様、本年も大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
本年開催した展示会においては、〇〇様の協力のおかげで、多くのお客様に満足いただく結果を得られました。今後も時折お手数をおかけすることもあるかと存じますが、引き続きのサポートを賜りますようお願い申し上げます。
業務は本日で一段落となりますので、今夜の忘年会では思い切り楽しむ時間としましょう！
どうぞよい年の瀬をお過ごしください。
敬具,
[あなたの名前]
〇〇様、■■株式会社
いつも大変お世話になり、ありがとうございます。株式会社□□の△△と申します。
年の瀬が迫り、年末の挨拶の時となりました。本年は〇〇様に（仕事内容・エピソード）で大いに支えられ、感謝の気持ちで一杯です。
また、年末年始の営業について、下記の通りご案内申し上げます。
年内最終営業日：12月◯日（時間：◯時まで）
新年初営業日：1月◯日（時間：◯時から）
休業期間：12月◯日〜1月◯日
※休業中に緊急の事態が生じた場合、以下の連絡先にご連絡ください：電話番号またはメールアドレス
メールでの挨拶となりますが、この年末の挨拶とさせていただきます。
新たな年も、本年と同じく、ご愛顧を賜りますよう心よりお願い申し上げます。
良い新年をお迎えください。
敬具,
[あなたの名前]
件名： 年末の感謝の言葉
〇〇様、
今年一年間の貴重な協力とサポートに心から感謝申し上げます。皆様との協働により、我々は多くの目標を達成し、成果を上げられました。
来年も引き続き皆様との協力関係を深め、共に更なる成長と成功を追求したいと思います。どうか新年が皆様にとって、成功と幸せに満ちたものになりますように。
どうか、健やかな新年をお迎えください。
敬具,
[あなたの名前]
本記事では、年末挨拶のビジネスメールの書き方と併せて、メールが必要な理由を解説しました。
ポイントを抑えて書くと、質の高いビジネスメールを作成できます。
本記事を参考にぜひ、年末挨拶のビジネスメールを書いてください。
