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年末に挨拶メールを送る習慣はあるけど、送る理由がわかっていない方も多いのでないでしょうか。
送る意味がわからないと気持ちのこもった挨拶メールを送られません。
本記事では、年末の挨拶メールを送る理由と併せて、書き方や注意点を解説します。
年末に挨拶メールを送信する目的は以下に集約されます。
年末挨拶メールの主要な目的は、1年間お世話になったすべての人々に対する感謝の気持ちを表現することです。それに加えて、年末から新年にかけての休業スケジュールを共有するというビジネス上の通知も含まれます。
加えて、個々の名前で送信される挨拶メールは「これからも長くお付き合いいただけますようお願い申し上げます」というメッセージを伝えるためのものでもあります。特にフリーランスの方や会社の代表者、営業担当者などにとっては、これは重要なコミュニケーション手段となります。
年末は多くの企業が忙しくなる時期なので、取引先に対する挨拶メールは早めに送信することをお勧めします。
一般的な基準としては、年内最終営業日の1週間から3日前が適切です。
多くの企業は年末の仕事納めを12月28日に設定していることが多いので、遅くても25日までにはメールを送信しましょう。
遅くなりすぎると、取引先が読む機会を逃してしまう可能性があるので、注意が必要です。
また、年末の挨拶は本来、直接行うものなので、メールには直接対面での挨拶ができない理由について謝罪の言葉を添えるとよいでしょう。
そして、相手から先にメールが来た場合は、早急に返信を行うべきです。
以下に、社内向けの年末挨拶メールの例文を提供します。
件名： 年末のご挨拶
〇〇様（またはお疲れ様です、など）
早いもので、2023年も残すところわずかとなりました。この一年間も、日々の業務を通じて大変お世話になり、感謝の気持ちでいっぱいです。
この一年、我々のチームは様々な困難に直面しながらも、皆様の協力と努力により多くの成果を上げることができました。そのすべてにおいて、〇〇様の貢献が欠かせなかったこと、心より感謝申し上げます。
年末年始の休暇期間を通じて、皆様がリフレッシュし、2024年も一緒に新たな挑戦と成長を追求していけることを楽しみにしています。
本年も一年間、誠にありがとうございました。新しい一年が皆様にとって健康、幸せ、そして成功に満ちたものとなることを祈念しております。
どうぞよい年末をお過ごしください。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職名]
[あなたの連絡先]
このメールは、一年間の感謝の気持ちを伝え、リフレッシュの期間としての年末年始休暇を尊重し、新年への期待と希望を述べることで、読者に前向きなメッセージを送るように設計されています。
以下に、顧客・取引先向けの年末の挨拶メールの例文を提供します。
件名： 年末のご挨拶と感謝の言葉
〇〇様
いつも〇〇社をご利用いただき、誠にありがとうございます。あっという間に2023年も終わりを迎えようとしています。
この一年間も、皆様のご愛顧とご支援のおかげで、私たちの業績は大きく向上しました。その成功の裏には、〇〇様を始めとするすべてのお客様からのご信頼とご支援がありました。深く感謝申し上げます。
新年を迎えるにあたり、〇〇社は引き続き高品質のサービスを提供し、〇〇様のビジネスやライフスタイルをより豊かにするための新たな取り組みを進めてまいります。
最後になりますが、〇〇社は年末年始休業期間を以下の通りとさせていただきます。
【年末年始休業期間】
2023年12月29日（金）から2024年1月4日（木）
休業期間中も万一、緊急事態が生じた場合には、下記の緊急連絡先までご連絡いただけますと幸いです。
【緊急連絡先】
電話： 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メール： emergency@xxxxx.com
新年が〇〇様にとって幸せと成功、そして健康に満ちたものでありますように。そして新たな年も引き続き〇〇社をよろしくお願い申し上げます。
どうぞ良いお年をお迎えください。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職名]
[あなたの連絡先]
このメールは、感謝の気持ちを伝え、新年への期待と希望を示し、そして休業期間や緊急時の連絡先について情報提供することで、読者に利益と安心感を提供するように設計されています。
年末の挨拶メールの注意点は以下のとおりです。
年末の挨拶メールを書く際には、以下の点に注意してください：
年末は皆忙しく、メールを確認する時間が少なくなります。そのため、最終営業日の1週間から3日前にはメールを送るようにしましょう。
年末の挨拶メールは、相手に対する敬意と感謝の気持ちを示す機会です。一年間の感謝の言葉をきちんと書くことが重要です。
年末年始の休業期間を明示的に伝えることが必要です。必要な場合は、緊急時の連絡先も提供しましょう。
新年への期待や希望を伝え、相手との関係を引き続き維持したい意志を示します。
メールを受け取る人それぞれの状況を考慮することも重要です。相手の宗教や文化に対する配慮、また一年を通じて起こった大きな出来事（例えば、大きなプロジェクトの成功、企業の変革、個人の昇進など）に対する言及などが考えられます。
メッセージは分かりやすく、要点を明確に伝えるように書きましょう。冗長な表現や難解な表現は避けることが望ましいです。
年末の挨拶メールは、できる限り各個人宛にパーソナライズされたメッセージを送ることが理想的です。「展示会でのご協力に感謝します」といった相手を特定する言葉を加えることで、メッセージはより人間的で、相手を尊重するものとなります。
一斉送信に関する注意点としては、CC（カーボンコピー）を使用することは避けてください。これは、すべての受信者が他の受信者のメールアドレスを見ることができるため、個人情報の取り扱いに問題が生じる可能性があります。
一方で、BCC（ブラインドカーボンコピー）を使用すると、受信者は自分以外の受信者を見ることができません。しかし、これは緊急の通知などには適していますが、挨拶メールとしては適していません。なぜなら、BCCを使用していることは受信者にも明らかであり、パーソナルなメッセージであるという印象を損なう可能性があるからです。また、BCCを意図していても誤ってCCにしてしまうミスもよくあります。
BtoCのビジネスで大量の顧客に挨拶メールを送る必要がある場合は、メール配信ツールの使用を検討してみてください。これらのツールは無料または有料で提供されており、各メールに会社名や担当者名などを挿入して、一斉にパーソナライズされたメールを送ることが可能です。
このように説明すると、挨拶メールの送り方と一斉送信に対する注意点を明確に理解していただけると思います。
以上の点に気を付けることで、より効果的な年末の挨拶メールを作成することができます。
本記事では、年末の挨拶メールを送る理由と併せて、書き方や注意点を解説しました。
年末の挨拶メールを送る理由を理解した上で、作成すると、気持ちのこもったメールを作成できます。
この記事を参考にぜひ、年末の挨拶メールを作成してください。
